Functie: Student-assistent – Administrator (oproepcontract)

Het Netherlands eScience Center is op zoek naar een gemotiveerde en georganiseerde student-assistent om ons team te versterken. Als Administrator speel je een essentiële rol in het beheer van administratieve taken met betrekking tot inkomende calls en aanvragen. Dit is een geweldige kans om waardevolle werkervaring op te doen en bij te dragen aan een belangrijk project binnen onze organisatie.

Taken en Verantwoordelijkheden:

Als Administrator ben je verantwoordelijk voor het effectief beheren en organiseren van de administratieve taken met betrekking tot calls en aanvragen binnen onze organisatie. Je werkt samen met de programme managers en rapporteert aan jouw directe supervisor.

Administratie rondom calls:

• Beheren en onderhouden van een overzichtelijke administratie voor inkomende calls en aanvragen.
• Zorgen voor gestructureerde mappenstructuren en documentatie om gemakkelijke toegang en archivering te garanderen.
• Nummeren en labelen van inkomende aanvragen voor traceerbaarheid.
• Sorteren, opslaan en organiseren van ontvangen PDF-documenten op de juiste locaties.

Klantenservice en mailboxbeheer:

• Beantwoorden van (simpele) vragen van aanvragers met betrekking tot de status van hun aanvragen, documentatievereisten, en andere administratieve zaken.
• Doorsturen van complexere vragen en verzoeken naar de relevante personen of afdelingen.
• Actief beheren van de algemene mailbox, het verwerken van inkomende e-mails en het zorgen voor tijdige en correcte reacties op vragen en verzoeken.

Samenwerken in aanvraagsysteem (ConfTool):

• Onder begeleiding van programme managers en jouw directe supervisor, werk je mee in het aanvraagsysteem (bijvoorbeeld ConfTool) waarin alle inkomende aanvragen worden geregistreerd en beheerd.
• Bijdragen aan het correct invoeren van aanvragen in het systeem, inclusief het controleren van de juistheid van ingevoerde informatie.
• Ondersteunen bij het monitoren van de voortgang van aanvragen en het genereren van rapporten indien nodig.

Kwalificaties en vereisten:

• Actieve inschrijving als student aan een Nederlandse universiteit.
• Goede organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en klantgerichtheid.
• Bekendheid met e-mailbeheer en het gebruik van standaardkantoorsoftware (bijv. Microsoft Office).
• Bereidheid om te leren en nauw samen te werken met collega’s en begeleiders.
• Kennis van of bereidheid om te leren werken met specifieke softwaretoepassingen, zoals ConfTool.
• Betrouwbaarheid en aandacht voor detail.
• Minimaal 8 uur per week beschikbaar.
• Goede bekwaamheid in Nederlands en Engels.

Wat wij bieden:

• Een flexibele deeltijdbaan die aansluit op je studierooster. De baan kan bijvoorbeeld vervuld worden in 2 dagen van 3 uur op ons kantoor in Amsterdam en 2 uur thuis gedurende de rest van de week.
• De kans om waardevolle ervaring op te doen in administratie en projectbeheer.
• Deel uitmaken van een ondersteunend en professioneel team.
• Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en groei.
• Een concurrerend salaris gebaseerd op je ervaring en studievoortgang.
• Je salaris zal € 16,17 bruto per uur zijn.

Solliciteren:

Ben jij de gemotiveerde student-assistent die we zoeken? Upload je cv en een korte motivatiebrief via de link voor 30 november 2023. We kijken ernaar uit om jouw sollicitatie te ontvangen en om samen te werken aan ons project.